Přes 4700 výdejních míst, doručování do více než 30 evropských zemí či večerní doručování na adresu v největších městech – to jsou hlavní výhody Zásilkovny (známé též jako Packeta). Služba se pro tyto výhody stává častou volbou e-shopů pro zaslání nákupů zákazníkům nejen v Česku a na Slovensku. Kromě vlastní rozsáhlé sítě partnerů využívá služeb zavedených přepravců. U veškerých dopravců v Česku a Slovensku nabízí doručování zásilek na dobírku, služba je dostupná i u řady zahraničních dopravců. Úhrady zásilek jsou Zásilkovnou zasílány na váš účet, současně jsou fakturovány poskytnuté služby a poplatky.
Výhoda propojení s účetnictvím
Zásilkovnu (a také Packetu) je možné s pomocí Dativery napojit na váš účetní systém Stormware POHODA. Napojení zajišťuje automatické stahování úhrad zásilek od přepravní služby a import těchto plateb do účetního systému – obdobně jako by se jednalo o bankovní účet. Stahování probíhá automaticky každou hodinu po celý den a proto záleží jen na smluvené frekvenci fakturace, tj. jak často Zásilkovna poskytne data ke stažení. Kromě automatického stahování je možné ručně spustit okamžité stažení úhrad a jejich zpracování. Automatizované stahování plateb je nezbytností, pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet úhrady zásilek doručovaných Zásilkovnou do účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Získat přístupové údaje ze Zásilkovny pro napojení.
- Nastavit fiktivní bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení POHODY.
- Aplikovat scénář propojení Zásilkovny a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena.
Přístupové údaje k Zásilkovně
Aby se Dativery mohlo připojit k vašemu účtu v Zásilkovně či Packetě a přenášet informace o platbách, je potřeba poskytnout klíč API a heslo API. Obě informace naleznete v klientské sekci Zásilkovny: po přihlášení klikněte na název své společnosti v horní liště. Objeví se vám stránka podpory a v boxíku s názvem vaší společnosti jsou oba údaje zobrazené. Klíč i heslo k API budou mít podobu nahodilé kombinace písmen a číslic, např. b56cd79dcc878ce48811fe7a33d.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro přepravní službu Zásilkovna. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro doručovací službu, např. Zásilkovna.
- Poslední důležité políčko je Měna, do kterého zadejte třípísmenný kód měny účtu u Zásilkovny. Pokud jde o stejnou měnu, v jaké vedete účetnictví, např. českou korunu, měnu nezadávejte.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu. Postupujte podle něj.
Scénář přenosu plateb Zásilkovny
Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak se do jeho nastavení pusťte nyní. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Úhrady zásilek ze Zásilkovny do POHODY (či obdobný pro Packetu) a aplikujte jej.
- Vyplňte připravené údaje nezbytné pro připojení služby Zásilkovna (popř. zvolte již dříve přidanou Zásilkovnu).
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na POHODU.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry flow a uložte.
- Aktivace je dokončená.
Jak propojení funguje?
Dativery automaticky stahuje výpisy jednotlivých provedených plateb (tj. nikoliv jednu souhrnnou platbu) ze systému Zásilkovny a importuje tyto výpisy do účetního systému POHODA. Funkčnost odpovídá stahování výpisů pohybů na bankovním účtu.
Stahování dat ze Zásilkovny probíhá automaticky každou hodinu po celý den. Záleží proto jen na vámi smluvené frekvenci fakturace se Zásilkovnou, tj. jak často Zásilkovna poskytne data ke stažení. Do hodiny od poskytnutí informace o platbě ze strany přepravní služby budete mít detailní informace o platbě ve svém účetnictví.
Kromě pravidelně spouštěného automatického stahování je možné kdykoliv ručně spustit stažení úhrad a jejich zpracování, stažení a import do POHODY proběhne okamžitě po ručním spuštění.
Po importu plateb (nebo třeba jedenkrát denně) musíte v systému POHODA, v menu Banka ručně spustit funkci Automatická likvidace… (funkci nelze spustit automaticky po provedení importu). Automatická likvidace proběhne nad vybranými, nespárovanými bankovními doklady, které spáruje s pohledávkami, závazky, atd.
Doklady vytvářené v POHODĚ
Protože Zásilkovna poskytuje informace o nákladech za doručení zásilek, jsou pro zásilku s dobírkou při importu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na částku ve výši dobírky (tj. brutto dobírky),
- doklad na částku dobírky k vyplacení od Zásilkovny (tj. netto dobírky),
- doklad na souhrnnou částku poplatků spojených s doručením.
Vytváření trojice dokladů je cestou ke správnému účtování tržeb a nákladů. Abyste měli nad doklady a účtováním plnou kontrolu, je v nastavení flow nabídnuta i možnost vytváření druhého a třetího dokladu vypnout.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou Zásilkovnou, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání Zásilkovny samotné. V nastavení flow je možné zadat předpis zaúčtování, podle kterého budou tyto doklady účtovány.
Upozornění
V systému POHODA, u záznamů bankovních pohybů vytvořených Dativery dle dat Zásilkovny, neupravujte hodnotu v poli Číslo výpisu. Hodnota je využívána Dativery pro jednoznačnou identifikaci konkrétních plateb a při její změně by mohlo dojít k duplikování platby.