U některých bank, platebních služeb a platebních bran jsou informace o proběhlých platbách dostupné prakticky jen v datových souborech (oproti přístupu přes API). Většina institucí je schopná výpisy plateb zasílat automaticky na určenou e-mailovou adresu, u jiných je výpis transakcí možné získat stažením z jejich administrací. Co instituce, to prakticky unikátní formát výpisu plateb.

Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy připravilo řadu integrací, které umožňují jednotlivé typy výpisů plateb získané od bank, platebních služeb a bran naimportovat do účetního systému ABRA Flexi (dříve FlexiBee). Soubor s výpisem plateb se zašle na e-mailovou adresu systému Dativery a bezprostředně po úspěšném doručení je zpracovaný a platby zapsané do účetnictví v podobě bankovních dokladů.

Tip: Možná vás zajímá podobný návod Import dobírek přepravců do ABRA Flexi.

Obsah

Abyste mohli snadno přenášet informace o platbách svého poskytovatele platebních služeb do účetního systému ABRA Flexi, budete muset udělat následující kroky:

  1. Nastavit bankovní účet či fiktivní bankovní účet pro poskytovatele v systému ABRA Flexi.
  2. Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k Flexi.
  3. Aplikovat příslušný scénář propojení poskytovatele a systému ABRA Flexi.
  4. Zajistit zasílání výpisů na přidělenou e-mailovou adresu.

V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena.

Bankovní účet v systému v ABRA Flexi

Ve svém ABRA Flexi si pro přepravce založte nový (virtuální) bankovní účet (v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů). K tomuto účtu budou nahrávány importované platby. Při aktivaci scénáře ve webové aplikaci Dativery zvolíte tento bankovní účet z nabídky.

Uživatel s REST API v ABRA Flexi

Pro použití ABRA Flexi s Dativery potřebujete mít povolené REST API pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu používané instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.

Scénář importu plateb z e-mailu

V dalším kroku aplikujte scénář importu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář pro svého poskytovatele peněžních služeb a aplikujte jej:

Postup v průvodci aplikace scénáře:

  1. Pro připojení aplikaci poskytovatele není ve většině případů potřeba zadat žádné nastavení (Dativery se k přepravci fakticky nepřipojuje) a tak se jeho aplikace přidá sama. V případech těch aplikací, u kterých ve výpisu plateb není obsažena informace o měně platby, se zobrazí formulář, ve kterém odpovídající měnu zadáte.
  2. Následně zvolte některou z již propojených aplikací Flexi nebo přidejte zcela nové propojení na Flexi.
  3. Pokud zadáváte nové propojení Flexi, budete potřebovat vložit Jméno serveru, Číslo portu a přihlašovací údaje uživatele pro přístup k API. Po odeslání budete požádáni o zvolení účtované firmy. Po odeslání parametrů dojde k testu, zda je možné se se zadanými přihlašovacími údaji k uvedenému serveru připojit, pokud bude test přihlášení úspěšný, pokročíte dále.
  4. V následujícím kroku nastavte parametry importu, tj.:
    • Zvolte typ bankovního dokladu, který bude používaný pro vytvářené doklady.
    • Zvolte vytvořený (virtuální) bankovní účet poskytovatele ve Flexi.
    • Pokud chcete vytvářet i bankovní doklady pro netto částky nebo pro transakční poplatky (vysvětleno dále), zaškrtněte příslušná pole.
    • Nastavte automatické párování plateb podle vlastních potřeb.
    • Pak nastavení uložte.
  5. Aktivace scénáře je dokončená.

Na stránce nově vytvořeného importu plateb naleznete na konci stránky e-mailovou adresu, která je pro import unikátní. Má podobu např. in-18cc3567-594@mydativery.com.

Jak propojení funguje?

Soubory s výpisy plateb nechte zasílat či zasílejte e-mailem na určenou e-mailovou adresu u Dativery. Soubor výpisu musí být v požadovaném souborovém formátu (např. CSV, XLS, XLSX, JSON, XML), který je uvedený na stránce aplikace. Výpis musí mít také podporovanou strukturu, tj. měl by obsahovat určené sloupce, které jsou taktéž uvedené na stránce aplikace, v požadavcích na připojení. V jedné zaslané e-mailové zprávě může být obsažen jediný výpis plateb k importu.

Jakmile na určenou adresu přijde e-mailová zpráva s výpisem plateb, proběhne jejich načtení do účetnictví ABRA Flexi.

V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu plateb do Flexi. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a s dobropisy přijatých faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečný a zároveň provozně praktický přístup. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb ve Flexi.

Doklady vytvářené v ABRA Flexi

Někteří poskytovatelé plateb poskytují informace o poplatku z provedené platby a u takových importů plateb je možné pro každou platbu při importu vytvořit až tři bankovní doklady:

  1. doklad na brutto částku odpovídající částce uhrazené zákazníkem,
  2. doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude poskytovatelem vyplacena,
  3. doklad na částku poplatku za zpracování platby.

Vytváření trojice dokladů je cestou ke správnému účtování tržeb a nákladů. Abyste měli nad doklady a účtováním plnou kontrolu, je v nastavení flow nabídnuta i možnost vytváření druhého a třetího dokladu vypnout.

První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky, protože odpovídá částce vydané faktury.

Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou poskytovatelem, je možné použít pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu. Obvykle se doklad netto částky účtuje jako Peníze na cestě.

Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání služeb poskytovatele. V nastavení flow je možné zadat předpis zaúčtování, podle kterého budou tyto doklady účtovány.

V nastavení flow můžete zadat typ dokladu pro všechny vytvářené doklady. U uvedeného typu dokladu můžete v ABRA Flexi určit předpis zaúčtování pro příjem a výdej, který bude použit pro účtování prvního a druhého dokladu.

Blog

, , ,