Je mnoho způsobů zaplacení zboží či služeb na Internetu a zákazníci podle svých potřeb volí rozličné z nich. Chce-li obchodník na svém e-shopu efektivně prodávat, musí zákazníkům nabídnout pohodlné řešení platby, ať již chtějí zaplatit jakkoliv. Vhodným řešením jsou platební brány jako například ThePay. Platební brána s licencí ČNB bude pro zákazníka důvěryhodným partnerem, zároveň ušetří starosti s implementací oproti vlastní implementaci jednotlivých způsobů plateb.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizované přenášení plateb znamená stabilní spolehlivost. Stahování pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje včasnou dostupnost informací o úhradách. Výhodou automatického přenosu je též úspora času: pokud ruční přenos výpisu znamená 6 minut denně, za měsíc se snadno nasčítají dvě hodiny – není lepší je strávit výdělkem či odpočinkem než rutinní operací? Automatický přenos plateb je prostě výhodou, pokud potřebujete informace o platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli v účetním systému ABRA Flexi snadno vytvářet platby realizované na platební bráně ThePay, budou potřeba následující kroky:
- Připravit fiktivní bankovní účet v systému ABRA Flexi.
- Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k ABRA Flexi.
- Zajistit přístupové údaje do platební brány ThePay 2.0.
- Aplikovat scénář propojení ThePay 2.0 a systému ABRA Flexi.
V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi
Pro platby z platební brány ThePay založíte v ABRA Flexi fiktivní bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:
Jednotlivé nahrávané transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.
Uživatel s REST API v ABRA Flexi
Pro použití ABRA Flexi s Dativery je potřeba mít REST API a to musí být povolené pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.
Přístupové údaje z ThePay
Aby se Dativery mohlo připojit k vašemu účtu u provozovatele brány ThePay a přenášet informace o proběhlých platbách, je třeba poskytnout ID obchodníka (jedná se o dlouhý kód z rozhraní ThePay, například 6cdf1b24-0479-4a64-b076-b0ece482453f), ID projektu (odpovídá konkrétnímu e-shopu, například 15) a heslo pro komunikaci. Tyto údaje naleznete po přihlášení v Klientské sekci.
Protože ThePay chrání bezpečnost vašich dat umožněním přístupů pouze z povolených adres, je potřeba povolit IP adresu 46.101.177.29. Zároveň musíte používat novější platební bránu ThePay 2.0.
Aktivace scénáře přenosu plateb z ThePay 2.0
V dalším kroku aplikujte scénář přenosu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete Přenos plateb z ThePay 2.0 do ABRA Flexi a aplikujte jej.
- Přidejte nové propojení s ThePay 2.0 tím, že vyplníte:
- ID obchodníka,
- Heslo,
- ID projektu.
- Zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním:
- Adresy serveru s instalací Flexi,
- Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
- Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
- Heslo k tomuto účtu.
- Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
- Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
- Nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
- Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v ThePay.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků platební brány ThePay.
- Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery se připojuje k platební bráně ThePay pravidelně každou hodinu po celý den. Navíc máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví ABRA Flexi.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu do ABRA Flexi. Můžete nechat spárovat přijaté platby i odeslané platby. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a dobropisy přijatých faktur, odeslané platby jsou párovány s přijatými fakturami a dobropisy vydaných faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečná a zároveň provozně praktická strategie. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb v ABRA Flexi.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v ABRA Flexi
Protože platební brána ThePay poskytuje informace o poplatku z provedené platby, jsou pro každou platbu při importu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební bránou vyplacena,
- doklad na částku poplatku ThePay za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební bránou ThePay, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební brány samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební brány, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej, který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z ThePay 2.0 do ABRA Flexi okamžitě, nemusíte na nic čekat.