Provozovatel e-shopu může šikovně vyjít vstříc svým zákazníkům, když pro zaplacení použije některou z platebních bran. Např. platební brána Global Payments (resp. GP webpay) zajistí podporu rozmanitého spektra způsobů platby, že zákazník jistě ten svůj najde, ať už bude platit kartou či okamžitým bankovním převodem.

Jako správné e-commerce řešení ušetří platební brána provozovateli e-shopu starosti s dojednáváním obchodních podmínek u mnoha různých subjektů a implementací různých technických řešení. Po napojení platební brány na samotný e-shop mohou zákazníci pohodlně platit, ale je vhodné bránu plně zapojit do celého procesu prodeje, kam patří i účetnictví.

Výhoda propojení s účetnictvím

S pomocí Dativery je možné platební bránu Global Payments napojit na váš účetní systém Stormware POHODA. Propojení od Dativery zajišťuje automatické nahrání výpisů provedených plateb ze systému platební brány do účetnictví. Funkčnost odpovídá stahování výpisů plateb z bankovního účtu. Automatizované stahování plateb je nezbytností, pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.

Obsah

Abyste mohli snadno přenášet platby realizované prostřednictvím brány Global Payments do účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:

  1. Nastavit fiktivní bankovní účet v systému POHODA.
  2. Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení Pohody.
  3. Aplikovat scénář propojení brány Global Payments a systému POHODA.
  4. V administraci platební brány nastavit zasílání výpisů.

V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena.

Fiktivní bankovní účet v systému POHODA

V systému POHODA musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro platební bránu Global Payments. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.

  • Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít v platební bráně více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
  • Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
  • I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
  • Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro platební bránu, např. Global Payments EUR.
  • Poslední důležité políčko je Měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny účtu u Global Payments.
Formulář přidání nového bankovního účtu

Dativery Agent

Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu, podle kterého postupujte.

Scénář přenosu plateb Global Payments

Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak se do jeho nastavení pustíme teď. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Výpisy Global Payments do POHODA a aplikujte jej.

  1. Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
  2. Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
  3. Pokud již máte přidanou aplikaci Global Payments pro jiný přenos, přidejte další Global Payments.
  4. V následujícím kroku nastavte parametry flow, tj. zvolte vytvořený fiktivní bankovní účet v Pohodě a zadejte předpisy zaúčtování. Pak nastavení uložte.
  5. Aktivace je dokončená.

Po skončení aktivace scénáře se vám zobrazí e-mailová adresa na doméně mydativery.com (např. in-f41ab99fc-84b@mydativery.com), na kterou bude potřeba nastavit zasílání výpisů plateb.

Příprava brány Global Payments

V administraci svého účtu platební brány Global Payments na Merchant Portal přidejte e-mailovou adresu, kterou jsou získali při aktivaci scénáře, mezi adresy pro zasílání výpisů. Nastavte formát XML a dále frekvenci dle svých potřeb, doporučujeme denní zasílání. Nastavením frekvence zasílání výpisů u Global Payments, tj. zda budou zasílány denně, týdně či měsíčně, si určujete, jak často budou platby načteny do účetnictví.

Jak propojení funguje?

Platební brána Global Payments zasílá výpisy plateb ve formátu XML na určenou e-mailovou adresu u Dativery. Jakmile na tuto adresu přijde e-mailová zpráva s bankovním výpisem, proběhne načtení plateb do účetnictví POHODA.

Po importu plateb (nebo třeba jedenkrát denně) musíte v systému POHODA, v menu Banka ručně spustit funkci Automatická likvidace… (funkci nelze spustit automaticky po provedení importu a ani její spuštění vyvolat vzdáleně). Automatická likvidace proběhne nad vybranými, nespárovanými bankovními doklady, které spáruje s pohledávkami, závazky, atd.

Doklady vytvářené v Pohodě

Platební brána Global Payments poskytuje informace o poplatcích souvisejících s platbou a proto mohou být při importu pro každou platbu vytvořeny tři bankovní doklady:

  1. doklad na brutto částku odpovídající částce uhrazené zákazníkem,
  2. doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební bránou vyplacena,
  3. doklad na částku poplatku Global Payments za zpracování platby.

Vytváření trojice dokladů je cestou ke správnému účtování tržeb a nákladů. Abyste měli nad doklady a účtováním plnou kontrolu, je v nastavení flow nabídnuta i možnost vytváření druhého a třetího dokladu vypnout.

První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.

Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou bránou Global Payments, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.

Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební brány samotné. V nastavení flow je možné zadat předpis zaúčtování, podle kterého budou tyto doklady účtovány.

V nastavení flow můžete zadat typ dokladu pro všechny vytvářené doklady. U uvedeného typu dokladu můžete v systému POHODA určit předpis zaúčtování pro příjem a výdej, který bude použit pro účtování prvního a druhého dokladu.

Upozornění

V systému POHODA, u záznamů bankovních pohybů vytvořených dle dat Global Payments, neupravujte hodnotu v poli Číslo výpisu. Hodnota je využívána Dativery pro jednoznačnou identifikaci konkrétních plateb a při její změně by mohlo dojít k duplikování platby.

Blog

, , , , ,