Uloženka je jedním z možných řešení přepravy zásilek vašeho e-shopu ke klientům v Česku a na Slovensku. Napojení na tento systém otevírá cestu k několika druhům dopravy a především k rozsáhlé síti výdejních míst od českého města Aš po daleké slovenské Sobrance. Neschází ani tradiční doručení na adresu zákazníka.
Stále ještě potřebnou službou pro e-shopy je doručování zásilek na dobírku. Při dodání zásilky zaplatí zákazník Uložence za zboží a jeho doručení. Uloženka následně tyto úhrady dobírek zasílá na váš účet.
Výhoda propojení s účetnictvím
Uloženku je možné s pomocí Dativery napojit na váš účetní systém Stormware Pohoda. Napojení zajišťuje automatické stahování úhrad zásilek od přepravní služby a import těchto plateb do účetního systému – obdobně jako by se jednalo o bankovní účet. Stahování probíhá automaticky každou hodinu po celý den. Automatizované stahování plateb je nezbytností, pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně. Kromě automatického stahování je možné ručně spustit okamžité stažení úhrad a jejich zpracování.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet úhrady zásilek doručovaných Uloženkou do účetního systému Pohoda, budete muset udělat následující kroky:
- Získat přístupové údaje z Uloženky pro napojení.
- Nastavit fiktivní bankovní účet v systému Pohoda.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení Pohody.
- Aplikovat scénář propojení Uloženky a Pohody.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena.
Přístupové údaje Uloženky
Aby se Dativery mohlo připojit k vašemu účtu v Uložence a přenášet informace o platbách, je potřeba poskytnout identifikátor vašeho e-shopu a klíč API. Identifikátor e-shopu naleznete v partnerské sekci Uloženky na úvodní stránce Mé eshopy ve sloupci ID (např. 4565). Klíč API vytvoříte také v partnerské sekci, v nastavení konkrétního obchodu, na záložce Nastavit klíč pro API. Vytvořený klíč bude mít podobu nahodilé kombinace písmen a číslic, např. AejkSLPsjKGcMD8Z4MulVqH4Z.
Pozor:
- Při vytvoření nového klíče API se zneplatní případný dříve vytvořený klíč.
- Hodnotu již vytvořeného klíče API nelze později získat.
Oba údaje použijete při aktivaci scénáře v Dativery.
Fiktivní bankovní účet v systému Pohoda
V účetnictví Pohoda musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro přepravní službu Uloženka. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro přepravní službu, např. Uloženka.
- Poslední důležité políčko je Měna, do kterého zadejte třípísmenný kód měny účtu v Uložence. Pokud jde o stejnou měnu, v jaké vedete účetnictví, např. českou korunu, měnu nezadávejte.
Dativery Agent
Protože systém Pohoda zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem Pohoda zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu. Postupujte podle něj.
Scénář přenosu plateb Uloženky
Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak se do jeho nastavení pusťte nyní. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Úhrady zásilek z Uloženky do Pohody a aplikujte jej.
- Vyplňte připravené údaje nezbytné pro připojení Uloženky (popř. zvolte již dříve přidanou Uloženku).
- Zvolte některý z již propojených programů Pohoda nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry flow, tj.:
- Zvolte vytvořený bankovní účet v Pohodě.
- Zadejte měnu transakce ve formě zkratky.
- Pak nastavení uložte.
- Aktivace je dokončená.
Jak propojení funguje?
Napojení zajišťuje automatické stahování úhrad zásilek od přepravní služby a import těchto plateb do účetního systému Pohoda (tj. vytvoření bankovních dokladů). Stahování probíhá automaticky každou hodinu po celý den. Funkčnost odpovídá stahování výpisů pohybů na bankovním účtu.
Kromě pravidelně spouštěného automatického stahování je možné kdykoliv ručně spustit stažení úhrad a jejich zpracování, stažení a import do Pohody proběhne okamžitě po ručním spuštění.
Po importu plateb (nebo třeba jedenkrát denně) musíte v systému Pohoda, v menu Banka ručně spustit funkci Automatická likvidace… (funkci nelze spustit automaticky po provedení importu). Automatická likvidace proběhne nad vybranými, nespárovanými bankovními doklady, které spáruje s pohledávkami, závazky, atd.
Upozornění
V systému Pohoda, u záznamů bankovních pohybů vytvořených Dativery dle dat Uloženky, neupravujte hodnotu v poli Číslo výpisu. Hodnota je využívána Dativery pro jednoznačnou identifikaci konkrétních plateb a při její změně by mohlo dojít k duplikování platby.